לקראת סדנת ניהול זמן הקרובה בפני סטודנטים במרכז האקדמי רופין, אני שמחה לשתף אתכם בהצצה על אחד הנושאים שאני עומדת לדבר עליו שם, והפעם – כמה תובנות מתוך ספר חשוב של פרופ' קאל ניופורט (חוקר מחשבים מג'ורג'טאוון): "עבודת עומק – כלים להצלחה ממוקדת בעולם של הסחות דעת".
בספר בו הוא מתמודד עם השאלה שמטרידה את כולנו, כל אחד בגזרתו: איך להתמודד עם ריבוי הסחות הדעת ולהשיג פרודוקטיביות בעבודות עומק כמו כתיבת עבודה אקדמית, או כל משימה אחרת שיש לנו שדורשת ריכוז, זמן, וקשב בשיא הפוקוס...
לכולנו יש משימות עומק, כל אחד בעבודתו או בלימודיו הוא, וכולנו מתמודדים עם השאלה הזאת.. הסחות הדעת גוזלנו לנו זמן וקשב אין-סופיים ואנחנו משלמים עליהן את המחיר בהספק, באיכות ובשקט נפשי.
אז קדימה... לעיקרי החדשות תחילה.
קאל ניופורט מציע בספרו את הנוסחה הרעיונית הבאה: "כמות ואיכות התפוקה היא פונקציה של הזמן המושקע כפול אינטנסיביות הפוקוס". או במילים אחרת: זה יפה שקבענו לעצמנו שבשעתיים הקרובות אנחנו עובדים על הכנת העבודה או למידה למבחן.. אבל אם בשורה התחתונה אנחנו ברמת ריכוז של 40% (מה שקורה לנו בדרך כלל, ולמאותגרי הקשב והריכוז שבינינו המספרים הרבה קטנים יותר), הרי שמשמעות הדבר שבפועל כמות ואיכות התפוקה שלנו תהיה כאילו ישבנו רק 3/4 שעה תכל'ס, ולא שעתיים.
לא חבל?!? יפה ככה לזרוק לפח שעה ורבע?!?
אז מה עושים? אני מזמינה אתכם להציץ בכמה מהרעיונות שמציע לנו הניופורט:
1. לייצר בלוקים מוגדרים של זמן לעבודה בפוקוס
עצם הפעולה של הכנסה ליומן חלון זמן שמוקדש למשימת העומק, כבר מפקסת אותנו ומכווננת אותנו לביצוע (לעומת מצב שהמשימה לא מתוזמנת ביומן בכלל). לקראת השעה האמורה, יש למצוא מקום שקט להתיישב בו, ו"לרדת על המשימה" בשוונג, וללא עצירות, כולל לא הפסקות מיילים וטוויטר.
הרבה פעמים אנו נוטים, ובמיוחד הדחיינים שבינינו, להעדיף לחכות לרגע של השראה ואז לשבת... אבל בפועל זה לא עובד כה. להשראה צריך לעזור. לפתוח לה את הדלת ולעשות לה מקום. בין התפיסה שאומרת 'שריין זמן – ההשראה כבר תגיע' לבין התפיסה (שניופורט מתייחס אליה כטעות נפוצה) של לחכות להשראה, ואחרי שהיא תגיע אז לשריין לה זמן... ההשראה עצמה מעדיפה את האפשרות הראשונה, מסתבר.
2. לשים גבולות לעבודה מתפרצת
בתרבות של מקומות עבודה רבים אנו מזהים את התופעה של מאמץ של אנשים להיראות עסוקים. בדגש על להיראות. ניופורט מכנה את התופעה: "busyness as a proxy for activity"- וטוען שהתוצאה שלה היא הפוכה, ואנו משלמים בעיקר שני מחירים: הראשון, שבסוף ה"להיראות" הזה עושה לנו נזק תפוקתי ותדמיתי, והשני הוא שבפועל הסטרס רק גדל עוד יותר.
אחד הביטויים של "להיראות" הוא שהאימייל שלנו פתוח מולנו בזמן שאנחנו עובדים על משימת עומק, ואז כל 'פיפס' שנכנס לתיבת הדוא"ל אנו קופצים להגיב (בין היתר כדי לסמן "הי, גם אני פה"). תגובת הזבנג הזאת מוציאה אותנו מהפוקוס ולוקחת לנו הרבה יותר זמן ממה שנדרש כדי לסיים את משימת העומק. אנחנו לא תמיד מודעים לכמות העצומה של הזמן שמתבזבזת במעברים האלה.
הצבת הגבולות באה לידי ביטוי בכך שנסגור את חלון המיילים שקורץ לנו מן המסך, ונגדיר, למשל, שלא נכנסים באופן תגובתי מיידי, אלא פעם בחצי שעה עושים הפסקה יזומה ממשימת העומק, ועושים בדיקה של מיילים מצטברים. חצי שעה המיילים יכולים להחזיק מעמד בלעדינו.
3. לפתח מסוגלות להתנתק
מחקר, אחרי מחקר, אחרי מחקר, מצביעים על יתרונות הגמילה מהטכנולוגיה. לא שזה דבר פשוט, ולעתים ההמלצות של חלק מהמחקרים האלה, כמו "לקבוע יום בחודש ללא טלפון", לא תמיד עוזרים לנו או לא תמיד מעשיים עבורנו. במקום זאת, ההמלצה של ניופורט לגבי הטכנולוגיה היא בבחינת "אם אתה לא יכול לנצח אותה, הצטרף אליה" - אבל בתנאים שלך. בשליטה.
למשל – לקבוע חלונות זמן ביום שמיועדים לאינטרנט, נגיד פעם בשעה, או בזמן הפסקת הצהריים. כך אנחנו לוקחים "הפסקה" מהמאמץ הלא פשוט להחזיק את הפוקוס לטובת יצירת איים של טכנולוגיה, במקום לקחת הפסקה מהטכנולוגיה לטובת יצירת איים של פוקוס...
זה לא עניין של מה בכך – כי אחת שהחלטנו לעשות איים של הפסקות טכנולוגיה, אז צריך לכבד אותם ואת הכלל שקבענו עם עצמנו, ולספק לראש שלנו את הצורך הזה. כי אם לא נעשה זאת, ונפריע להפסקת טכנולוגיה שלנו בדריסה ע"י שיחה עבודה בחלון שקבענו – הרי שהצורך יחזור אלינו וידרוס את המשימה הבאה שהתכוונו לעשות. אם קבענו עם עצמנו כלל – יש לעמוד בו מכאן ומכאן.
4. תזמון לוח זמנים גם מחוץ לעבודה
כל אחד מכיר את החבר הזה שמצליח לשלב בכיף עבודה בהצטיינות, חיי חברה נפלאים, נסיעות למקומות אקזוטיים, התנדבות בקהילה וכו' וכו', אה – וכמובן הוא גם נראה מעולה, וישן שמונה שעות בלילה. אז זהו.. שהחבר הזה לא באמת יותר מוצלח ממך, או מוכשר ממך, כל מה שמבדיל ביניכם הוא שהבחור מנהל לוח זמנים גם על הזמן הפרטי שלו.
רובנו משתמשים בקלנדר שלנו רק בשעות העבודה. כאילו שמשעה חמש-שש בערב אין לנו חיים. אין תוכניות, אין שום דבר שחשוב לנו. הקלנדר שלנו ריק... ואנחנו פשוט זורמים. מידי פעם חתונה או איזה מפגש חברים – אבל כאלה שנקבעו לנו חיצונית ופחות שאנחנו יזמנו.
אין כאן הכוונה לייצר לו"ז עבודה נוסף... תנוחו קצת, הכול טוב.. אבל נסו לנהל את המנוחה: לתכנן מה הם הפעולות שאנחנו הולכים לעשות בזמן הפנאי – סרט? פגישה עם חבר? ריצה? בישולים? לייצר סקיצה בלו"ז של הערב שלנו, ושל השבת שלנו. כל דבר שתורם לנו ועושה לנו טוב. וכמובן... לרשום! אחרת חלקים גדולים מהערב יישאבו מעצם לחור השחור של הרשת החברתית או התהום הטלוויזיונית או הוורקוהוליזם שלנו. זה לא רע לבקר קצת בפייסבוק או לצפות בסדרה שלי, או אפילו לקחת קצת עבודה הביתה... כל עוד זה בשליטה.
אגב, כשכבר יושבים ורושמים.. חושבים על עוד דברים שאני רוצה לעשות... ופתאום דברים מתחילים לקרות.
על הכותבת:
טלי סגל, סגן-אלוף במיל', מנכ"לית, מייסדת, יועצת ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - בית התוכן לניהול זמן בעולם העבודה החדש.
באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק יותר ובנחת....
בו בזמ"ן היא לא רק שיטה לניהול זמן, אלא שיטה לתפירת שיטה אישית לניהול זמן עבור המשתתפים.
בא לכם לפגוש אותנו ולקבל מכל הטוב הזה שיש לנו לתת לכם?
לקהל הרחב (לפרטיים+מארגונים):
לגרסת העמוקה - לפצח את נושא ניהול הזמן שלכם לאחת ולתמיד, ולבסס הרגלי ניהול זמן שיקדמו אתכם בכל תחום בחיים, קורס מאסטר לניהול זמן - התוכנית הכי יסודית ואפקטיבית שקיימת כיום בארץ.
לגרסה הקלילה - קורס דיגיטלי (3 פרקים מוקלטים, סה"כ 10 שעות לימוד) - ראו בחנות שלנו דיגיטלי עם טלי.
לארגונים:
להזמנת הרצאות וסדנאות לארגונים או לקבלת הצעת מחיר:
כתבו לנו בדוא"ל: talisegal@bobazman.com
או בטלפון: טלי - 052-9276510, תמי - 054-8142600
היכנסו להתרשם וללמוד גם באתר האינטרנט שלנו בתוכו תוכלו לקרוא גם המלצות של משתתפי ההדרכות של בו בזמן.
הדף שלנו בפייסבוק: "בו בזמן – הדרכות ניהול זמן מבית טלי סגל"
ואם בפייסבוק עסקינן - אם אתם עדיין לא חלק מקהילת ניהול הזמן שלנו "להספיק יותר ובנחת"... אז קדימה!
כרגיל.. מאחלת לכם "לבחור נכון, להספיק יותר, ובנחת" :)
