ארבע המלצות-זהב על תיוק מיילים בתיקיות בתוך האינבוקס

מה אתם אומרים, כמה תיקיות באינבוקס שלנו זה "הכי טוב"?

על השאלה הזו ועוד כמה מעניינות כמותה, ניסינו לענות כשיצאנו לפני שנה למסע שלנו למחקר המיילים הגדול בישראל, בהשתתפות למעלה מאלף עובדים ומנהלים מתוך למעלה מעשרים ארגונים מענפים שונים.

לעניין התיוק, אחד הדברים שרצינו לבדוק זה האם קיים קשר בין כמות התיקיות בתיבה שלנו לבין יעילות התיוק, ואכן מצאנו קשר... מפתיע והפוך ממה ששיערנו בהתחלה, אבל וואלה... חשבנו שחובתנו החברית והמוסרית לשתף :)

1. כמה התיקיות עדיף???

אז.. שאלנו את משתתפי המחקר שתי שאלות פשוטות (בהקשר זה):

1. כמה מיילים יש לכם כרגע באינבוקס סה"כ (לא מתוייקים)?

2. עם כמה תיקיות אתם מתנהלים בתיבה? (ביקשנו שיספרו גם תיקיות וגם תתי תיקיות - סה"כ).

התשובה על השאלה הראשונה לפניכם, עצובה משהו: כשליש מהישראלים טובעים בתוך אלפי מיילים לא מתויקים בתוך האינבוקס עצמו.

גם לא מצאנו הבדל בין מנהלים לעובדים, דרך אגב.

ראו כאן פירוט:

ואז לקחנו את שתי הקבוצות של אלפי המיילים/עשרות אלפי מיילים מתוך הנ"ל, והצלבנו אותם עם הנתונים על כמות התיקיות - אלה מתוכם שמתנהלים עם תיקיות בודדות (פחות מעשר סה"כ), ועם אלה שמתנהלים עם תיקיות רבות (יותר משלושים).

סורפרייז!

הייתם אולי מצפים (לפחות אנחנו ציפינו) שאם יש למישהו הרבה תיקיות אז בטח זה אדם מסודר ומתויק, שמתקתק את המיילים שלו לתיקיות.... הגיוני, נכון?

אז זהו ש... מצאנו שככל שיש יותר תיקיות - אנחנו מוצאים אינבוקס מפוצץ יותר ולא מתויק:

מתוך אלה שיש להם 10 תיקיות ופחות מכך - 30% מחזיקים אלפי מיילים באינבוקס.

לעומתם, מתוך אלה שיש להם 30 תיקיות ומעלה, אלה המדוגמים עם תתי התיקיות שהיינו מצפים שיהיו "תייקני-על" - 78% מהם מחזיקים אלפי מיילים באינבוקס... כלומר, תכ'לס: מתייקים פחות!

המלצה מספר 1 בשורה תחתונה: אל תעבדו עם הרבה תיקיות - גג עשר!

תגדירו תיוק גס בלי תתי תיקיות ובלי צורך לגלול... - מה שלא יהיה פשוט, פשוט לא יהיה. הרעיון הוא שברגע שכל התיקיות פרוסות מול עיניכם, בלי הקלקות נוספות לפתיחת תתי תיקיות ובלי גלילות נוספות - התיוק ייעשה בפועל במשיכה אחת מהאינבוקס לתיקייה.

חשבו עם עצמכם: מהן עשר (פלוס מינוס) התיקיות שיכסו את הצורך שלכם, פתחו תקיות חדשות לפי הרשימה המקוצרת - והעבירו את תכולת כל יתר התיקיות הקיימות - לתוכן, בגרירה פשוטה.

הנה שלי - של החברה (אווטלוק) ושל הפרטי (גימייל), רק כדי לקבל רעיון:

2. האם תיקיות מזרזות או מעכבות מציאת מיילים ישנים?

ועכשיו לשאלה בסיסית יותר יותר: בשביל מה בכלל צריך תיקיות?

אם עניתם "לא צריך תיקיות באמת, עדיף להשאיר הכול באינבוקס" >> התשובה שלי ארוכה מדי אבל כדי לא לצאת פטורה בלא כלום - אפנה אתכם אל הפוסט בנושא אינבוקס זירו - שמסביר מדוע שווה להשקיע ולעבוד עם אפס מיילים בתיבה (אמל"ק: זה יותר יעיל, זה מאפשר סדר עדיפות יותר טוב, זה מרגיע, זה משפר את השירות, זה חוסך ים זמן....) - קראו איך עושים זאת כאן.

אם עניתם "לא צריך תיקיות באמת, עדיף להשתמש בארכיון" >> רק אגיד שאני לגמרי מסכימה עם היעילות של השימוש בארכיון, הכי קל, הכי פשוט, ואם זה מתאים לאופי העבודה שלכם - זו לגמרי אופציה טובה... אני מתייחסת לזה בטיפ הבא.

במסע אל "מחקר המיילים הישראלי", כשניסינו לבדוק במה שונה הישראלי מהעובדים-על-מיילים במדינות ניכר, מצאנו שהישראלים פשוט אוהבים תיקיות. אנחנו בארץ - בעד תיקיות. בהייטק מצאנו קצת יותר נטייה לשימוש בארכיון, אבל זה עדיין לא במספרים גורפים.

וזה מביא אותנו לשאלה הבאה: למה? למה אנחנו כל כך אוהבים תיקיות? על זה קיבלנו מספר תשובות, שבעיקר נוגעות לשיטות התנהלות שקשורות בהתאמה לתפקיד, כולן לגיטימיות ומשכנעות.

אחת התשובות שצדה את עינינו, והיא פחות משכנעת, הייתה: "כי ככה אני מוצא/ת יותר מהר"... ושוב... "אז זהו ש..." - כאן מסתבר שאנו מתמודדים עם מיתוס נוסף בתחום התיוק במיילים שאומר: "מתוך תיקיות מוצאים מהר יותר מאשר בפונקציית החיפוש" >> טעות! בסקירת הספרות שעשינו בנושא מצאנו מחקר של מקינזי מ-2019 שבדקו בדיוק את זה, ולהלן הממצאים:

1. חיפוש בתיקיות הוא ב- 9% איטי יותר מחיפוש לפי מילת מפתח במנוע החיפוש.

2. חיפוש בתיקיות הוא ב- 50% איטי יותר מחיפוש לפי לפי כתובת מייל!

המלצה מספר 2 בשורה התחתונה: חיפוש דרך מנוע החיפוש מהיר יותר מאשר דרך תיקיות.

ועוד למדנו - כשאנחנו מחפשים מייל בחלונית החיפוש עדיף לנסות עם שם האדם/כתובת המייל שלו ולא עם שם הנושא/מילת מפתח.

3. ומה עם הארכיון?

באופן כללי, שימוש בתיקיות כדי לארגן ולחפש הודעות דואר אלקטרוני מבזבז 14 דקות ביום, אז אם אתם פתוחים לנסות בכל זאת ארכיון במקום תיקיות - נשמע שווה לא פחות...

בניגוד לסל האשפה, כשאנחנו מחפשים מייל ספציפי באווטלוק, ומסמנים "כל פריטי אווטלוק" זה ישלוף את זה גם מתוך הארכיון כמובן, הוא מתייחס לארכיון כתיקיה. בג'ימייל זה אפילו יותר פשוט, והוא שולף את מה שחיפשתם גם ממתחת לאדמה, בלי שום הגדרות מיוחדות.

המלצה מס' 3: תנו צ'אנס לארכיון -

אנשים נוטים לראות בארכיון כ"אשפה" אבל זה לא נכון - מזמינה אתכם לראות את זה כשני תיבות אינבוקס:

הראשי = אלה שעוד לא טיפלתי בהם,

והארכיון = אלה שטיפלתי בהם.

מי שבכל זאת נרתע מהארכיון מכל סיבה שהיא, ועדיין מעדיף תיקיות - הכול בסדר... שתי השיטות טובות (כל עוד מדובר כאמור במעט תיקיות).

4. יצירת כללים

אי אפשר לדבר על תיוק במיילים, מבלי להזכיר כללים לתיוק אוטומטי, אותה פונקציה פשוטה שמנתבת מיילים נכנסים אל מחוץ לאינבוקס באופן אוטומטי, שמראש לא ייכנסו למערכת המיון והסינון הידנית שלנו.

למה זה כל כך חשוב? שימו לב:

באותו מחקר של מקינזי מ-2019 נמצא כי בממוצע נכנסים לתיבת המייל שלנו 120 מיילים ביום. מתוכם אנו מגיבים באופן אקטיבי רק לכ-25%, אולם הנוכחות של היתר, אלה שלא מחייבים מענה אקטיבי, מייצרת עומס, קריאה חוזרת, ובזבוז זמן מיותר. חלק גדול מהם אפשר לסנן אוטומטית, מבלי לשלם מיסים - את "מס העומס בעיניים" ואת "מס זמן הניתוב והתיוק"...

אז כדי לא להאריך מדי, פשוט ערכתי לכם איך עושים זאת מבחינה גרפית (לפנק, לפנק...), אני בטוחה שמכאן תסדרו:

המלצה מס' 4: יצירת כללים - כאן ועכשיו!

עזבו הכול, גם ככה הגענו לסוף הפוסט, וזו ממש משימה ל"התנפלות כאן ועכשיו" אחרת תעברו הלאה והדבר החשוב הזה לא יקרה.

גשו ברגע זה אל המיילים שלכם, ובעזרת המחוון הגרפי כאן מעלה, פשוט עשו זאת - הגדירו מה הולך אוטומטית לאיזו תיקייה, ואולי לארכיון, או בכלל אל האשפה - לכו על זה!

מוזמנים להצטרף אלינו לקהילת ניהול הזמן "להספיק יותר ובנחת", לקבלת המלצות נוספות, ולשתף ממה שעובד לכם :)

_______________________________

על הכותבת

טלי סגל, סגן-אלוף במיל', מנכ"לית, מייסדת, יועצת ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - בית התוכן לניהול זמן בעולם העבודה החדש.

באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק יותר ובנחת....

בו בזמ"ן היא לא רק שיטה לניהול זמן, אלא שיטה לתפירת שיטה אישית לניהול זמן עבור המשתתפים.

בא לכם לפגוש אותנו ולקבל מכל הטוב הזה שיש לנו לתת לכם?

לקהל הרחב (לפרטיים+מארגונים):

לגרסת העמוקה - לפצח את נושא ניהול הזמן שלכם לאחת ולתמיד, ולבסס הרגלי ניהול זמן שיקדמו אתכם בכל תחום בחיים, קורס מאסטר לניהול זמן - התוכנית הכי יסודית ואפקטיבית שקיימת כיום בארץ.

לגרסה הקלילה - קורס דיגיטלי (3 פרקים מוקלטים, סה"כ 10 שעות לימוד) - ראו בחנות שלנו דיגיטלי עם טלי.

לארגונים:

להזמנת הרצאות וסדנאות לארגונים או לקבלת הצעת מחיר:

כתבו לנו בדוא"ל: talisegal@bobazman.com

או בטלפון: טלי - 052-9276510, תמי - 054-8142600

או פשוט להשאיר הודעה בוואטסאפ או באתר ונחזור.

היכנסו להתרשם וללמוד גם באתר האינטרנט שלנו בתוכו תוכלו לקרוא גם המלצות של משתתפי ההדרכות של בו בזמן.

הדף שלנו בפייסבוק: "בו בזמן – הדרכות ניהול זמן מבית טלי סגל"

ואם בפייסבוק עסקינן - אם אתם עדיין לא חלק מקהילת ניהול הזמן שלנו "להספיק יותר ובנחת"... אז קדימה!

כרגיל.. מאחלת לכם "לבחור נכון, להספיק יותר, ובנחת" :)