רלוונטיות בהדרכה: איך מתאימים המלצה מעשית לקהל יעד ספציפי?

האמנם 09:00-11:00 הן השעות הפרודוקטיביות ביותר ביום שלנו?

הפער בין התיאוריה למציאות התפקודית שלנו

אחרי מאות שופטים שהדרכתי במסגרת סדנאות ניהול זמן ייעודיות לשופטים, ושביעות רצון עצומה מכל הכיוונים, אשתף קצת מאחורי הקלעים מהזווית ההדרכתית.

אם תשאלו אותי מה הדבר הזה שמייצר שביעות הרצון של המשתתפים יותר מכל דבר אחר – התשובה תהיה: ההתאמה האישית אליהם -

הן ברמה הפרסונלית,

הן ברמת המקצוע/תפקיד

והן ברמת התרבות הארגונית של המסגרת בה הם עובדים.

כדי להמחיש את זה - לקחתי הפעם נושא אחד (ניהול זמן), עיקרון אחד מתוכו (סנכרון שעון ביולוגי) וקהל יעד אחד (שופטים). בחרתי בעיקרון שנקרא "שעות השיא של הפרודוקטיביות", מי שעוקב אחריי ודאי שמע אותי כבר מדברת על חלון הזמן 09:00-11:00 בבוקר כשעת שיא למערכת הקוגניטיבית שלנו - חשיבה, קריאה, כתיבה, אנליזה, מציאת פתרונות יצירתיים... זה הזמן המיטבי לעשות את הפעולות האלה!

אבל, וכאן בא אבל גדול, במציאות זה כמעט אף פעם לא עובד ללא התאמות. ברוב המקרים 09:00-11:00 תפוסים בדברים אחרים ולא ממש מאפשרים לנו משימת עומק.

ואם נחזור לרגע את השופטים, מטרת הפוסט היא להראות מקרה בוחן של התאמה לעיקרון הזה מעולמו של שופט בישראל.

זה נפלא שמבחינה ביולוגית בין 09:00-11:00 אנו נוטים להיות יותר מרוכזים ודרוכים מחשבתית ולכן היינו רוצים לתעל לשם את משימות העומק שלנו, כמו צלילה לעומק לכתיבת פסקי דין (משימה שלוקחת שעות רבות).

אבל היי, רגע... איפה נמצאים בדרך כלל השופטים בין 09:00-11:00???

נכון, באולם הדיונים. לא בשום מקום שמאפשר לעשות משימת עומק של כתיבה...

אז מה אפשר לעשות בכל זאת?

לכל סדנת ניהול זמן לאנשי מקצוע - מהנדסים, רואי חשבון, מתכנתים, בעלי עסק, מורים, שופטים, מנהלות משאבי אנוש, מנכ"לים, עורכי דין, אמנים... - עיקר עבודת ההכנה לסדנה היא לקחת את עקרונות ניהול הזמן שאנו מוצאים מעולם המחקר והשדה, ולעשות, אחרי תחקיר מעמיק של קהל היעד, התאמה ליום-יום באותו מקצוע.

את ההתאמה הזאת אנחנו עושים בשני שלבים:

שלב א: למידה מקדימה –

הלמידה המקדימה נעשית בכלים רבים, בצורות רבות של הכנת שיעורי בית, זה לא המקום להרחיב את כולם - אך הבולטים בהם שאני מוצאת מאוד אפקטיביים הם:

1. ראיונות מקדימים - כמו למשל עם המנהל של המשתתפים המיועדים, מנהלת ההדרכה שהזמינה את הסדנה, או משתתפים מבחרים מתוך הקבוצה.

במקרה של השופטים - מעבר לשיח המפורט שהיה לי עם מנהלת תחום הדרכת השופטים, קיימתי גם מפגשים עם חמישה שופטים בלשכתם, במפגש עם כל אחד מהם הוא/היא תיארו בפניי את עבודתם, עברו איתי על כלי העבודה שלהם, הסבירו לי על התהליך המשפטי מהזווית של השופט וכו'.

2. איתור חומרי גלם ייעודיים - כמו למשל חיפוש ברשת: "time management for judges".

3. ביצוע סקרים מקדימים - במקרה הזה דגמנו מספר שופטים מסוגים שונים של בתי משפט (מחוזי, השלום, עבודה), והעברנו ביניהם סקר, שבין היתר מברר מהם השגרות שלהם והאתגרים שלהם בניהול זמן.

שלב ב: התאמת ארגז הכלים המקצועי שלנו לקהל שאפיינו

בשלב זה אנו עושים זום-אין על כל אחד מהכלים הפרקטיים שיש לנו בארסנל ההמלצות בעולם התוכן (במקרה שלי - ניהול זמן), ובוחנים אותם במשקפיים של קהל היעד אותו שאותו למדנו. עוברים אחד-אחד על עקרונות המקצועיים-תיאורטיים מעולם התוכן של ניהול זמן - כמו כלים לסדרי עדיפויות, כלים לניהול רשימות, כלים לשימוש יעיל ביומן, כלים לניהול מיילים, כלים להתמודדות עם הסחות דעת, כלים לניהול יעיל של ישיבות וכו'.... - ושואלים את שאלות היישומיות כמו:

איך הכלי הזה יכול לשרת טוב יותר שופט בעבודתו?

אילו התאמות צריך לעשות לו כדי להפוך את הפרקטיקות ליותר רלוונטיות עבורו?

איך היישום של הפרקטיקה משתנה נוכח דפוסי אישיות שונים?

איך הוא משתנה לפי סוגים שונים ודרגים שונים של שופטים?

איך משפיעה תרבות ארגונית בסוגים שונים של בתי המשפט?

זה לא קסם,

זו עבודה כירורגית מאומצת,

אבל עבודה משתלמת בראי התוצאות ההדרכתיות והיישומיות שלה.

דוגמה להתאמת העיקרון על עבודת השופט

כעת נחזור אל הדילמה הנקודתית שהצגתי בפתיחה: פרק הזמן שהכי מתאים לכתיבה (09:00-11:00) הוא כאמור אותו פרק זמן שהשופטים נמצאים באולם הדיונים, לא ממש בסביבה שמאפשרת לעשות משימת עומק של כתיבה וצלילה לניסוח פסק הדין...

אז מה בכל זאת אפשר לקחת מהעיקרון הנ"ל אל עולמו של שופט?

יש, יש מה לעשות!

בסדנה לשופטים אני מתארת בקצרה את העיקרון עם ההסבר הביולוגי שלו, ומיד עוברת לכמה אפשרויות יישומיות, אתן לדוגמה כאן כמה מהם (יש עוד!), ואני מזמינה כל אחד מכם - בעולם התוכן שלו - לברר עם עצמו איפה זה פוגש את המקצוע שלו:

1. למצות זמני מעבר לזמני עבודה

בדרך כלל הדיונים באולם מתחילים בשעה 09:00. שעת ההתחלה נקבעת ע"י השופט עצמו אך גם לו יש אילוצים (אם למשל היה רוצה להתחיל ב11:00 - זה לא מתיישב עם אילוצים ארגוניים אחרים כמו שעות העבודה הנוקשות של הקלדניות). אבל להתחיל ב- 09:00-09:30 זה לגמרי סביר. בהכנה גיליתי שחלק גדול מהשופטים מתחילים את יומם בלשכה, ללא קשר לשעת תחילת הדיונים, בשעה 07:30-08:00. כלומר יש לנו בבוקר טווח של שעה-שעה וחצי שחלק גדול מהם יושבים במשרד, מתארגנים, עוברים על המשימות שלהם, עונים לשאלות שוטפות שנשלחו אליהם, מחסלים משימות קטנות ומנהלתיות וכו'. אם אנחנו מבינים שהשעה-וחצי הזו הוא זמן-זהב, עדיף לא להתייחס אליו מעבר זמני "בין ההגעה מהבית לבין הכניסה לאולם", אלה כחלון כתיבה של ממש, ולהתארגן בהתאם כדי זה יצליח לקרות: ביצוע ההתארגנות השוטפת ערב קודם לפני עזיבת המשרד, הנחת משימת כתיבה של תיק קצר יחסית (ששעה וחצי מספיקה לו כדי להתקדם), כשיגיע ללשכה בבוקר - יוכל להתנפל על המשימה, במקום להתברבר עם שוטף ועם "חימום בוקר" של התעסקות בקטנות.

2. מיצוי "יום ללא דיונים"

לרוב השופטים נהוג לקבוע יום אחד שמוגדר "יום-ללא-דיונים", שמראש לוקח בחשבון את שעות הכתיבה הרבות להן הם זקוקים. במסע הלמידה המקדים שהיה לי בין שופטים שישבו איתי בלשכתם, גיליתי שרובם פותחים את היום הזה ב"לנקות שולחן" - משמע, בעיקר משימות שוטפות, ישיבות, סגירת קצוות, פ"ע עם העוזר/ת המשפטי/ת שלהם, אישורים נקודתיים לדברים וכו, ואחרי ניקוי השולחן... הם מתפנים למשימות הכתיבה...

וכאן בדיוק טמון הבאג: הרגע הזה של "אחרי ניקוי שולחן" מגיע לקראת שעת הצהריים המוקדמים - בדיוק הזמן שבו יש נפילה בריכוז. ואת עיקר הכתיבה הם מבצעים ביום החשוב הזה בין 14:00-16:00, שאלה שעות השיא באי-פרודוקטיביות... שעות השפל שלנו ביום.

כאן המלצה תהיה כמובן למצות את יום הכתיבה ע"י התנפלות קודם כל על משימות כתיבה, ולדחות את ניקוי השולחן דווקא לצהריים.

ולכם אני אומרת, אם לא הייתי ברורה: מיילים, טלפונים ומשימות שוטפות - לא עושים ב 09:00-11:00!!! חראם!

וברמה העקרונית יותר - אם במקרה גם אצלכם ברוב ימי העבודה שלכם אתם תפוסים במחויבויות אחרות שאינן משימות עומק בשעות האלה - כמו למשל ישיבות שאין לכם יכולת להשפיע על זה, או כמוני - שאתם מלמדים כמעט כל יום בין 09:00-11:00, אז בואו ניקח את המקרה החריג, היום היחיד שזה אחרת... ונעשה עליו זום אין, נתחקר את עצמנו - מה קורה ביום שאין לי ישיבות או הדרכה בזמן הזה, ולוודא שהיום מתוכנן נכון..

זכרו: יום אחד בשבוע זה אמנם לא חמישה ימים, אבל יום אחד זה יותר מאפס!

בררו עם עצמכם: מתי כן אוכל ליישם את זה? קצת עדיף מכלום!

3. לא לקחת אילוצי המערכת כגזירת גורל, ייתכן שכן ניתן להשפיע!

אם בהמלצה הקודמת התייחסתי לפגישות שאין לכם השפעה עליהם, ללא ספק יש כאלה - שכן! ובמקרה הבוחן שלנו - כל אותן ישיבות צוות של כמה שופטים יחד, פגישות התייעצות בין שני שופטים, או זמן תדריך לעוזר האישי - על אלה יכולה להיות להם השפעה.

אם אתם מזהים ישיבות קבועות או ארעיות שאפשר לבקש ולהזיז אותם מול מי שקבע אותם, או שייקבע את זה להבא לאחרי 11:30 - בקשו. אין מה להפסיד. אל ה-"לא" ואת ה"לא-יעיל" כבר יש לכם.

4. ניהול יעיל של זמן עבודה מחוץ למשרד

רובנו עובדים גם בבית, ולא רק בגלל הקורונה. "השלמות" כאלה ואחרות בערב אחרי שהילדים הולכים לישון, או השלמות בסופ"ש הן תופעה די נפוצה בשוק העבודה בישראל. במחקר אחרון שעשינו לפני כמה חודשים בהשתתפות 500 עובדים מכלל המגזרים בשוק, מצאנו ש- 22% מהעובדים שהשיבו ציינו שהם לוקחים עבודה הביתה.

גם שופטי ישראל, האנשים המסורים האלה, רובם עובדים ללא יום וללא לילה, מנסים להתמודד עם עומס לא רגיל של מערכת המשפט בישראל (לא אנושי, אם תשאלו אותי) ושל כמות התיקים שעומדים לפתחם, שמאלצים את רובם לחרוג לעבודה של שעות רבות בבית.

והנה אפילו בהקשר זה ניתן למצות את העיקרון של שעות הפרודוקטיביות: אם כבר עובדים ביום שישי... (לא שאנחנו מעודדים גלישה לזמן-בית, אבל אחת שזה כבר קורה...) אז בואו ננסה לתעל את את זה כבר ל 09:00-11:00 - ואז ההספק שם יכול להיות כפול מאשר בשעות הצהריים, למשל.

5. ניסיון ליישם את העיקרון על האילוץ עצמו

במקרה הזה - העיקרון הוא "שעות פרודוקטיביות טובות משימות עומק" והאילוץ הוא "השופט נמצא באולם בזמן הזה". גם כאן כדאי לעלות ברזולוציה נוספת ולברר, כל שופט עם עצמו: בהנחה שהוא משקיע ארבעה ימים בשבוע לדיונים באולם, אם יהיה מודע לנקודה הזו - יוכל להחליט בתוך חלון הזמן הזה איזה תיק ישובץ מתי בזמן האולם. ואז, עוד כיוון ליישום העיקרון של שעות הפרודוקטיביות, יכול להיות לשבץ בבוקר (עד 11:00) תיקים יותר "קשים", מורכבים, טעונים, מסובכים - כאלה שהשופט צריך להיות, אפילו יותר מהרגיל, דרוך, קשוב, לשים לב לפרטים, לניואנסים.

וכל שופט יודע מהם התיקים האלה שלו...

אם ניקח את זה לתחומים אחרים, למשל - מקום עבודה שיש בו ריבוי ישיבות. אם כתבתי קודם שמאוד מומלץ לא לשבץ ישיבות בשעות האלה, כי ישיבה בדרך כלל לא דורשת את העומק של משימת כתיבה ואנליזה. הרי שהמקרה החריג כאן יהיה ישיבות שדורשות מאמץ חשיבתי רב, סיעור מוחות, פתרון בעיות, ישיבות למידה וכו', להן יהיה ערך מוסף דווקא ב- 09:00-11:00.

6. דיוק העיקרון לפי הכרונוטייפ האישי

הכרונוטייפ הוא דפוס השעון הביולוגי שלנו. חלקנו "עפרונים" - אנשי יום שמתעוררים ביקיצה טבעית מוקדם מאוד בבוקר והולכים לישון מוקדם, וחלקנו להיפך - "ינשופים" שאוהבים את השעות הקטנות של הלילה.

הכלל העקרוני של 09:00-11:00 כמובן מחייב התאמה ודיוק אישי לכל אחד מאיתנו לפי הדפוס שלו. איך בכלל הגיעו לחלון הזה? ע"י ממוצע שנבדק ונמצא שהוא 10:00, ואז הרחיבו את החלון בצורה של התפלגות נורמלית (כ-70% מהנבדקים נעים בטווח של פלוס/מינוס שעה מהממוצע הזה).

כלומר... אם אני "עפרוני" - חלון הזמן המיטבי שלי הוא לפני השעה 10:00, ולחלק מהעפרונים אפילו ב- 08:30-09:30. ואם אני "ינשוף" אז אותו חלון זמנים מבטיח הוא בכלל אחרי 10:00, נאמר בטווח של 10:00-11:30, ובשעה 09:00 לגמרי יתכן שאני עדיין בתהליך ההתעוררות שלי...

כלומר, היישום של כלל "09:00-11:00" יכול להיות שונה מאוד ע"י אנשים עם דפוס גנטי שונה בהתאם לכרונוטייפ האישי שלהם, לכן כשמלמדים את הנושא כדאי לאפשר למודרכים לברר גם את הנקודה הזו ולאבחן אותם.

7. ללמוד את השוליים של העיקרון, וכיצד ניתן להרחיב אותו

נכון הוא הדבר ש- 10:00 בבוקר היא השעה הממוצעת לשיא דריכות קוגניטיבית. אבל זה לא אומר שאין עוד "פיקים" במהלך היום. מעולם המתמטיקה ניתן להשאיל את הרעיון של "נקודת מקסימום מוחלט" ו"נקודת מקסימום מקומית". או בעברית: יצאתי למסע במחקר לבדוק האם יש שעות נוספות ביום שם יש לנו קפיצה בפרודוקטיביות, ואכן מצאתי כאלה:

ראשית, בשעות אחה"צ/ערב מוקדם יש שוב זמן איכות למוח שלנו (דניאל פינק, בספרו "מתי", קורא לזה "שעות ההתאוששות", שמגיעות אחרי שעות הצהריים שהן "שעות השפל").

ושנית, יש כמובן מקסימום מקומי נוסף בקצה היום, זה שמותאם לכרונוטייפ שלנו - שעות הלילה ל"ינשופים", ולפנות בוקר ל"עפרונים".

אחרי שמסבירים את הרעיון המסדר של העיקרון בסדנה, ואחרי שנותנים כמה דוגמאות (כמו אלה שנתתי עד כה) - אנשים מבינים את הרעיון של "גמישות העיקרון", ובשלים בשלב זה לדיון קצר בכיתה: "איפה עוד אתם חושבים שניתן ליישם את העיקרון הזה בעבודה שלכם"?

אצא איתכם "מהכיתה", אל המסך שלכם כאן, ואבקש מכם באותה הרוח לחשוב:

איך אתם יכולים ליישם את העיקרון הזה, באופן מלא או באופן חלקי, בעבודה שלכם?

שתפו, זה ממש ישמח אותי!

על הכותבת

טלי סגל, סגן-אלוף במיל', מנכ"לית, מייסדת, יועצת ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - בית התוכן לניהול זמן בעולם העבודה החדש.

באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק יותר ובנחת....

בו בזמ"ן היא לא רק שיטה לניהול זמן, אלא שיטה לתפירת שיטה אישית לניהול זמן עבור המשתתפים.

בא לכם לפגוש אותנו ולקבל מכל הטוב הזה שיש לנו לתת לכם?

לקהל הרחב (לפרטיים+מארגונים):

לגרסת העמוקה - לפצח את נושא ניהול הזמן שלכם לאחת ולתמיד, ולבסס הרגלי ניהול זמן שיקדמו אתכם בכל תחום בחיים, קורס מאסטר לניהול זמן - התוכנית הכי יסודית ואפקטיבית שקיימת כיום בארץ.

לגרסה הקלילה - קורס דיגיטלי (3 פרקים מוקלטים, סה"כ 10 שעות לימוד) - ראו בחנות שלנו דיגיטלי עם טלי.

לארגונים:

להזמנת הרצאות וסדנאות לארגונים או לקבלת הצעת מחיר:

כתבו לנו בדוא"ל: talisegal@bobazman.com

או בטלפון: טלי - 052-9276510, תמי - 054-8142600

או פשוט להשאיר הודעה בוואטסאפ או באתר ונחזור.

היכנסו להתרשם וללמוד גם באתר האינטרנט שלנו בתוכו תוכלו לקרוא גם המלצות של משתתפי ההדרכות של בו בזמן.

הדף שלנו בפייסבוק: "בו בזמן – הדרכות ניהול זמן מבית טלי סגל"

ואם בפייסבוק עסקינן - אם אתם עדיין לא חלק מקהילת ניהול הזמן שלנו "להספיק יותר ובנחת"... אז קדימה!

כרגיל.. מאחלת לכם "לבחור נכון, להספיק יותר, ובנחת" :)