תַּפְרִיט הַדְרָכוֹת בּוֹ בַּזְּמַן בְּאִרְגּוּנִים
על פי אבחון-פרודוקטיביות שנערוך לאיתור צורכי המשתתפים, נבנה לכם תוכנית מותאמת בניהול זמן מתוך הנושאים המפורטים בדף זה.
ניתן לבחור הדרכה חד פעמית בנושא שתעדיפו, או לשלב כמה מהנושאים תהליך עמוק יותר בתוכנית שתיתפר עבורכם.
לפני שתצללו לפירוט, רק דעו שאפשר לקבל אותן בצורות הבאות:
-
משך: כל אחת מהיחידות יכולה להינתן כהרצאה של שעה וחצי או כסדנה חצי יומית 3-4 שעות.
-
פלטפורמה: ההדרכה יכולה להיות פרונטלית או בזום.
-
שפה: בעברית או באנגלית.
-
כמות המשתתפים: בסדנאות ובקורסים - עד 20 איש בקבוצה, בהרצאות - ללא הגבלה.
-
שילוב עובד/מנהל בתהליך פיתוח אישי חוץ ארגוני: תוכנית המאסטר לניהול זמן בהתאמה אישית.
הרכבי חבילות ההדרכה הנפוצות בקרב לקוחותינו:
ועכשיו לפירוט הסדנאות עצמן:
יחידת מבוא:
לנהל את עצמי במקום שהזמן ינהל אותי
על תשתיות ניהול זמן ומשימות בכאוס והצפה
חלק א – מבוא לניהול זמן בעולם העבודה החדש
תרגיל כניסה לנושא – טסק סוויצקינג
במה השתנה ניהול זמן בשנים האחרונות?
מודל ניהול משימות תחת הצפה: קליטה-החלטה-הבלטה.
חלק ב | "לחיות את החיים שאני רוצה לחיות" - איך מנהלים חיים?
כדי לחיות את החיים שאנחנו רוצים לחיות, צריך לעשות zoom out לרגע על עצמנו, לבחון את כל תחומי החיים - עבודה, משפחה, עצמי - ולעשות הערכת מצב: איפה אנחנו עומדים היום, היכן הפערים העיקריים שלנו בין הרצוי והמצוי בחיים שלנו, ואיך אפשר להצליח לנהל את שלושת הזירות האלה יחד, כך שנרגיש יותר טוב בשלושתן...
-
איך "מנהלים חיים" והופכים ממנוהל למנהל בחיים שלנו?
-
"השעון והמצפן" – הפער בין הרצוי והמצוי בחיינו
-
מהי מפת חיים ואיך עובדים איתה כדי להתקרב לחיים שאנחנו רוצים לחיות?
סדנה 01
"סדר בראש, במשימות ובנשמה"
על ניהול ותכנון משימות בעולם של כאוס והצפה
חלק א | "מערכת ההפעלה שלנו" – איך מייצרים סיסטם שעובד לניהול משימות בעולם העבודה החדש?
אחד מאתגרי העומס הוא זה שמביא אותנו "לזרום" בהישרדות מיום ליום, מבלי לעצור לנהל את עצמנו.
בסשן זה נייצר סקיצה של מפת התנהלות עם היציאה לדרך, על בסיסה ננהל משימות תחת הצפה.
-
במה השתנה ניהול זמן בשנים האחרונות?
-
תרגיל – טסק סוויצ'ינג
-
תרגיל - השוטף ששוטף את החשוב
-
מערכת ההפעלה האישית שלנו
-
חשיבות הפע"ע – הרגל העל של ניהול הזמן
-
מודל ניהול משימות תחת הצפה: קליטה-החלטה-הבלטה.
חלק ב | "שולפים בקלות - עושים בקלות" – איך מחזירים שליטה בכאוס ע"י שיפור ההתארגנות האישית?
בעידן של ריבוי משימות, ריבוי ציפיות, ריבוי תחומי אחריות – ללא ניהול מסודר של המשימות דברים יפלו בין הכיסאות, לא יבוצעו בזמן, וייצרו בנו עומס פנימי קשה מנשוא. אנו פועלים וחיים בתוך "ערמות" של משימות, של הודעות, של מיילים, של הודעות WhatsApp, של ציפיות - וכתוצאה מכך לא מצליחים להגיע לרמות האפקטיביות והפרודוקטיביות שאנחנו באמת יכולים להגיע אליהן, מדוע בעומס המטלות של ימינו לא ניתן עוד להתנהל "מהראש"... ואיך כן? בחלק זו נלמד על כשלים בניהול רשימת משימות, ואיך ניתן למצות אותה.
-
אפקט זייגרניק - איך מצמצמים משמעותית הסחות דעת פנימיות ומחשבות חוזרות על משימות מטרידות?
-
איך לגרום לכל חומרי הגלם שאספנו כדי לעשות איתם משהו - להפוך למשימות שקורות?
-
מהי הפלטפורמה העדיפה לשימוש בניהול רשימת משימות?
-
איך לעבוד עם רשימה כך שהיא תעבוד?
-
איך להתמודד עם טעויות נפוצות ואתגרים בניהול רשימת משימות?
-
אבחון אישי - 4 מבחנים לרשימת המשימות האישית
-
תרגיל "אתם המאמן" לפתרון בעיות ברשימת משימות
חלק ג | "קליטה-החלטה-הבלטה" – איך סוגרים מעגל מהכוונה והרשימה ועד הביצוע תכל'ס?
סידרנו רשימת משימות למופת, אבל... היא מאוד ארוכה. כמות משימות שברוב המקרים אינה ריאלית... יש לנו יותר ממה שנוכל להכיל! מחקרים מראים שכ-40% מהמשימות שאדם רוצה/צריך לעשות בעידן שלנו – אינן מבוצעות בסופו של דבר. האדם הוא משאב מוגבל... אם כך, לא כדאי שנקבל את ההחלטה של מה שכן קורה בסוף בצורה מושכלת? כעת עוברים לשלב סדר העדיפות והקדימות. בעבר לימדו אותנו להסתכל על הרשימה ולסמן אליה מה הכי חשוב, ומה פחות כדי לדרג את סדר הביצוע... השיקול העיקרי היה בזמנו מטריצת אייזנהאוור (המכונה גם "טבלת חשוב/דחוף"). אולם... היום אף אחד מאיתנו לא ישב כנראה לשבת משימות בטבלאות, אבל דווקא היום יותר מתמיד נדרשת טכניקה לקבלת החלטות...
כדי להתמודד עם זה אנחנו צריכים להחליף את האוטומט של התגובתיות שלנו לשוטף באוטומט של "הקפצת" משימות שחשובות לנו יותר מול העיניים, ובכך ההעלאה משמעותית של שיעור הביצוע שלהם לקרות. כתיבת משימות עצמיות ביומן, היא טכניקה היעילה ביותר כדי להבליט את המשימה מול עינינו, ולקדם את המשימות החשובות ביותר בחיינו. יחד עם זאת... צריך לדעת איך לעשות זאת נכון, אחת זה לא תמיד יעבוד...
-
איך לעשות סדרי עדיפויות בתוך רשימה שהכול בה חשוב?
-
מהי "משימת אימפקט" ואיך מזהים אותה בתוך ים המשימות?
-
כוונה מוכוונת יישום – למה דווקא את המשימות הגדולות להכניס ליומן?
-
איך ומדוע יש לתכנן ולהשתמש ביומן בתפיסת "האני השלם"?
-
מה עושים כשאנו מכניסים ליומן ואז זה נדרס?
סדנה 02
"לגרום לחשוב תכל'ס לקרות"
איך לקדם משימות חשובות שנתקעו?
חלק א – "מדחיינות להתנפלות" – מודל בו בזמן לחמשת האסטרטגיות להתמודדות עם דחיינות
דחיינות – מכת מצריים ה-11... פוגעת בכל אחד מאיתנו - ואין הכוונה למשימות שהחלטנו לדחות, אלא כאלה שהחלטנו לעשות... ואיכשהו - זה לא קורה! ההשורה הטובה היא שזה לא אבוד... יש מספר כלים שיכולים לעזור לנו להתמודד עם התופעה, ולהתגבר על הנטייה האנושית הזאת שגורמת לנו בכל פעם מחדש לתסכול, לכעס עצמי, לאכזבה של אנשים אחרים מאתנו, לבזבוז של כסף, להזנחת הבריאות שלנו, ולאי-הגשמת השאיפות שלנו והיעדים שלנו לטווח.
-
אילו מהמשימות שאנחנו לא מגיעים אליהן קשורות בדחיינות ואילו לא?
-
למה זה קורה לנו בכלל? על מה אנחנו נופלים?
-
מה הגישה הבטוחה להפחתת דחיינות?
-
יש סיבות רבות לדחיינות – איך הבנת הסיבה במקרה ספציפי מקדמת את הביצוע?
חלק ב – "אומנות היומנות" – איך לתכנן נכון ולמה אנחנו דורסים את מה שכתבנו לעצמנו ביומן?
עומס היום-יום, הבלת"מים הרבים והעבודה תחת לחץ, גורמים לנו לעתים לרוץ ממשימה למשימה מבלי להצליח לממש את סדרי העדיפויות שלנו. גם כאשר הכל מסודר ברשימות, וגם כאשר ברור לנו מה יותר חשוב לנו, זה עדיין לא אומר שזה קורה בפועל. הרבה פעמים השוטף "שוטף" את הדברים החשובים שבחרנו בתהליך התיעדוף. כדי להתמודד עם זה אנחנו צריכים להחליף את האוטומט של התגובתיות שלנו לשוטף באוטומט של "הקפצת" משימות שחשובות לנו יותר מול העיניים, ובכך ההעלאה משמעותית של שיעור הביצוע שלהם לקרות. כתיבת משימות עצמיות ביומן, היא טכניקה היעילה ביותר כדי להבליט את המשימה מול עינינו, ולקדם את המשימות החשובות ביותר בחיינו. יחד עם זאת... צריך לדעת איך לעשות זאת נכון, אחת זה לא תמיד יעבוד...
-
כוונה מוכוונת יישום – למה דווקא את המשימות הגדולות להכניס ליומן?
-
איך ומדוע יש לתכנן ולהשתמש ביומן בתפיסת "האני השלם"?
-
איך מתמודדים עם אתגרים נפוצים בשימוש ביומן: "כתבתי, דרסתי", "לא פתחתי בכלל את היומן וזה התפספס לי", "מה שהכנסתי לקח יותר זמן ממה שתכננתי", "אין לי איפה להכניס את זה".
חלק ג – "לא מחר-כך, עכשיו!" - איך לגרום לעצמנו לקפוץ על משימות דחיינות?
החלפת אוטומט באוטומט נעשית הן ע"י שמוש ביומן (יילמד בסשן השני בסדנה) והן ע"י שימוש בתזכורות מסוגים שונים.
נלמד מודל מעשי המאגד בתוכו מספר "טיפוסים" - פסיכולוג, שוטר, מזכיר, בליין וכבאי - אשר כל אחד מהם מייצג אסטרטגיה אחרת בהתמודדות עם דחיינות. המשתתפים יוכלו לבנות לעצמם את הפתרון המותאם להם באופן אישי על בסיס המודל, כך שבסוף ההדרכה תהיה בידיהם תכנית אישית שתאפשר להם לשים קץ לדחיינות לאחת ולתמיד! מכל אסטרטגיה נלמד כמה כלים:
-
אסטרטגיית התזכורת – למקרים של הצפה ושיכחה
-
אסטרטגיית הצעד הקטן הבא – מצבים של חסימה רגשית
-
אסטרטגיית הסנדול – למקרים של חוסר משמעת עצמית
-
אסטרטגיית ההנעה ובהנאה – למקרים של חוסר חשק
-
אסטרטגיית ההתנפלות – למקרים של שחיקה
סדנה 03
"בלת"מ ונשלם"
ניהול משימות מתפרצות - מיילים, אינבוקס זירו, בלת"מים, הודעות
חלק א | "ארגז ההפתעות"- טריקים ושטיקים שיקפיצו לכם משמעותית את הטיפול בדוא"ל
העובד העולם העבודה החדש עובד שליש מהזמן שלנו על מיילים. בתוך פלטפורמות האימייל שלנו יש הרבה כלים שיכולים לסייע לנו בייעול העבודה השוטפת שלהו במייל, אולם לא עצרנו ממש ללמוד אותם. אז הנה לנו הזדמנות ללמוד את אותם דברים קטנים ושווים, שיהפכו את חוויית ההתכתבות שלנו במייל לסופר יעילה.
-
איך לעבוד עם כללים ומסננים?
-
איך להשתמש בתבניות חוזרות של מיילים שנוסחו מראש ומוכנים לשליפה?
-
איך להפוך שורת מייל למשבצת ביומן?
-
איך להשהות שליחת מייל?
-
איך עדיף לתייק מיילים בתיקיות במייל?
חלק ב | "בלת"מ ונשלם" – איך מנהלים בלת"מים?
חלק מהסחות הדעת קורות במהלך השוטף היום-יומי שלנו, עצם העבודה בסביבה טכנולוגית ואנושית מאתגרת, ולאו דווקא מתייחסות לסוג מסויים של משימה – אלא פשוט ל"משחק הטניס" שלנו עם העולם במהלך יום העבודה. אם עד לפני עשור ניהול זמן היה במהותו "איך לתכנן", ופה ושם היו לנו בלת"מים שהיינו צריכים להתמודד איתם, בעולם העבודה החדש – הבלת"מ הפל להיות "הרגיל", זה לא עוד "כיבוי שריפות" אלא העבודה עצמה... המהפכה הטכנולוגית העבירה את ערוץ קבלת המשימות להיות דרך מיילים והודעות מיידיות – ותכל'ס... אם אם לא נתכנן כלום – היום שלנו יתמלא בעבודה רק מהטיפול במשימות המתפרצות שנוחתות עלינו מכל עבר. מיומנות ניהול המשימות המתפרצות היא מיומנות קריטית בעולם העבודה החדש, ואנו ב"בו בזמן" פתחנו את שיטת ח"י/מ"ת במיוחד בשביל סגנון העבודה הזה.
-
איך נוכל לעזור לעצמנו לא להפריע לעצמנו?
-
שיטת טריאז' ח"י מ"ת - איך לנהל משימות מתפרצות?
-
איך מקבלים החלטות בזמן אמת על עדיפויות בין משימות מתפרצות?
-
מתי לטפל במתפרצות?
חלק ג | "אינבוקס זירו בשיטת מייל חי/מת" - איך מגיעים לאפס מיילים בתיבה ומשמרים לאורך זמן?
בחלק זה נקבל כלים מעשיים לצמצום הסחות הדעת שתיבת האינבוקס שלנו משלחת לעברנו, ולהתמודדות עם המיילים בשיטה שתקפיץ משמעותית את הפרודוקטיביות שלנו במשך היום. נלמד על הניהול אינבוקס זירו בשיטת 'מייל ח"י/מ"ת' שמבוססת על "אינבוקס זירו" ומותאמת לקהל הישראלי, אשר משפרת פלאים את מהירות ואיכות השירות שלנו, את בקרת המשימות, ואת ההתמודדות עם התעוקה שכרוכה בעומס מיילים.
-
כמה פעמים ביום כדאי להיכנס למיילים?
-
מהי השיטה היעילה ביותר להתמודד עם כמויות גדולות של מיילים?
-
איך מגיעים בפעם הראשונה מתיבה של אלפי מיילים לתיבה ריקה, ומשמרים אינבוקס ריק לאורך זמן?
-
וואטסאפ זירו/סלאק זירו
סדנה 04
"הוקוס Fוקוס"
איך מרוויחים עוד שעתים מזוקקות ביום רק על ידי ניהול פוקוס?
חלק א | "פחות קפיצות – זמן למצות!" –
אסטרטגיית ההשקטה לצמצום הקפיצה מדבר לדבר
במצטבר, אנו נשאבים לשריפת זמן של כמה שעות טובות בשבוע בגלל התנהלות לא נכונה מול הסחות הדעת שגורמים לנו לקפוץ כל היום מדבר לדבר וכתוצאה מכך - לירידה באיכות, למתח, לכעס עצמי על דחיינות, ולבזבוז של שעות... ! יש לנו ארבעה גורמי הסחת דעת – מחשבות, אנשים אחרים, הסחות טכנולוגיות ורעשי סביבה בהם נטפל בסדנה זו. הסשן הראשון יוקדש לתשתית התודעתית, השני – לטיפול בהסחות דעת שוטפות במהלך כל היום, והשלישי – ספציפית למשימות עומק שדורשות ריכוז מיוחד.
-
מה עומד מאחורי התגובתיות האוטומטית שלנו להסחות דעת?
-
מה המחיר שאנו משלמים על הסחות דעת – בזמן, בלחץ, באיכות וביחסי אנוש?
-
מה ניתן לעשות כדי לצמצם אותם?
חלק ב | "קופצים פחות, עושים יותר" -
שיפור ביצועים במהלך היום ע"י ניהול פוקוס
מהלך היום השוטף שלנו כרוך בהרבה "בזבוזי זמן" קטנים בבין-לבין שאנחנו לא תמיד מודעים אליהם, בין אם זה במעברים בין משימות ובין אם זה במידת היעילות שלנו במהלך ביצוע המשימה עצמה. כדי לייצר סביבת עבודה תומכת פרודוקטיביות, שמאפשרת לנו ניהול פוקוס, נתמקד בחלק זה בטכנולוגיה, שהיא אחת מאויבי הפרודוקטיביות המשמעותיים שלנו כיום הוא שגורם לנו לבזבז זמן רב (הרבה יותר ממה שאנחנו מודעים לו) – זמן יקר שבא על חשבון המשימות החשובות באמת. עם ההסחות הטכנולוגיות נמנים המיילים, הוואטסאפ, הרשתות החברתיות האחרות, והפיתויים האחרים שהמסכים סביבו מציבים בפנינו.
-
התמודדות עם הסחות עצמיות ומחשבות
-
דליפת מוח – השקטת התראות בנייד
-
צמצום התראות במחשב
-
ריכוז משימות דומות
חלק ג | "צוללים לעומק" - התמודדות עם הסחות דעת במהלך משימות ריכוז
מבין המשימות שלנו, מתחבאות גם משימות עומק, כאלו שדורשות ריכוז ובדרך כלל כרוכות בכתיבה, קריאה, למידה, יצירה, אנליזה, ניסוחים וחישובים. בדרך כלל מדובר במשימות הליבה של התפקיד שלנו שמאפשרים לנו לתת ערך מוסף משמעותי מאוד בתפקיד שלנו, אם נצליח לעשות אותם כמו שצריך. אלה ש... לא אחת, דווקא למשימות האלה הרבה יותר קשה לנו להגיע, וגם כשהגענו – אנחנו מתפזרים, קוטעים את הרצף עם כל מיני דברים קטנים שקופצים, מאבדים ריכוז, ובסופו של דבר נמרחים עם המשימה הרבה מעבר למה שצריך ועם תוצאות פחות טובות ממה שיכולנו.
-
איך לצלוח משימות עומק באפקטיביות בעזרת ספרינטים?
-
חשיבות ההפסקה במשימות ארוכות, וכיצד לתזמן אותה?
-
אבחון הכרונוטייפ האישי של כל משתתף (טיפוסי בוקר או לילה). איך דפוס השעון הביולוגי האישי משפיע על תכנון היום שלנו? מה הזמן הטוב ביותר עבור deep-work ועבור shallow-work?
-
מהו הזמן הטוב ביותר למשימת דחיינות?
-
איך ניתן לארגן את סביבת העבודה שלנו - ככזו שתומכת בריכוז ובפרודוקטיביות?
-
איך להדוף מסיחים אנושיים בתוך משימת עומק?
סדנה 05
"גם וגם וגם"
על איזון חיים
חלק א| "המפתח לחוויית האיזון האישית שלך"
איזון בית עבודה: למה זה לא עובד לנו, ואיך כן?
אחרי שנים של מחקר ופרקטיקה, ומפגשים עם אלפי אנשים שבהם הבנו שמה שיש לעולם להציע בנושא איזון בית עבודה, פשוט איננו עובד... וגם שכלים ארגוניים כמו עבודה מהבית ושפע הטבות אחרות הן אמנם מיטיבות עם העובד, הן עדיין לא מצליחות לייצר את ההקלה המיוחלת בהרגשה שלו בסופו של יום. אז הרמנו את הכפפה ופיתחנו בבו בזמן כלי ליצירת חוויית איזון חיים, שמבוסס על מודל LBEי(Life Balance Experience), שמכוון ליצירת שיפור משמעותי בהרגשה של העובד לגבי האיזון בחייו, מזווית חדשנית, קלה ליישום, ומותאמת אישית לכל משתתף.
-
מאילו רכיבים אנו בונים חוויית איזון?
-
איך אנחנו יוצרים חוויית איזון בעולם של כאוס?
-
הפעלה עצמית עמוקה לקביעת יעדים לצמצום הפער בין הרצוי למצוי בזירות החיים השונות ליצירת חוויית איזון אישית.
-
גיבוש תוכנית עבודה אישית ליצירת שיפור בחוויית האיזון בטווח המיידי ולטווח הארוך .
חלק ב | "סל כלים לחיזוק שריר האיזון" –
אסטרטגיות תומכות לשימור חוויית איזון חיים
בסשן זה ניתן עשרות המלצות וכלים ישימים לתמיכה בחוויית האיזון ובתוכנית העבודה האישית שגיבשנו בסדנה בסשן הראשון. נסקור את האסטרטגיות לשילוב בין תחומי החיים השונים ובין התפקידים שכל אחד מאיתנו נושא בחייו – תפקידים מקצועיים, תפקידים משפחתיים ותפקידים נוספים. איך אפשר להספיק "גם וגם וגם" – תוך שמירה על שקט פנימי והרגשה של שליטה בחיינו? ביחידת לימוד זו המשתתף מקבל החלטות ומלקט כלים מעשיים וישימים ברמה האישית שלו.
-
מהן האסטרטגיות התומכות ליצירת איזון חיים יציב?
-
כלי רה-ארגון:
-
חלוקת תפקידים, מיקור חוץ, הגדרת תפקידים בבית.
-
טיפול בטשטוש גבולות בעבודה מהבית ובזליגת העבודה לשעות הפרטיות - מסגור באמצעות מרחב.
-
מסגור באמצעות ניהול סדר יום.
-
-
כלים קוגניטיביים – "הכול בראש":
-
מיינדסט - פיתוח הלך רוח של איזון בחיים.
-
תפיסת העשרה
-
אסטרטגיות קוגניטיביות
-
-
כלים התנהגותיים – ניהול מאוזן בכלים של ניהול זמן ומשימות:
-
האני השלם
-
תכנון שבועי משולב (פע"ע)
-
תעדוף בריבוי כובעים – איך מחליטים במה להתמקד בכל זירה? שלל פרקטיקות לדיוק בניהול איזון החיים שלנו: תעדוף באמצעות אימפקט ,"ארבע הנקודות הקריטיות", "הקיפוד והשועל" גרסת האיזון, שימוש בשפת האהבה.
-
סדנה 06
"למצוא נחת בערימת שחת"
לחיות ב- Well-being בעידן של לחץ - על ניהול אנרגיה והפחתת לחצים ושחיקה
חלק א | "בנחת – כאן ועכשיו" –
על כלים להתמודדות עם לחץ אקוטי
הזמן הוא דבר יחסי וסובייקטיבי. אנחנו יכולים לחוות אותו אחרת בסיטואציות שונות, ואנשים - בפרשנותם - יכולים לחוות אותו אחרת באותה סיטואציה. הדבר נכון גם למידת הלחץ ואי השקט שאנו חווים כבני אדם שונים - באותה סיטואציה. איך נוכל להשפיע על מה שאנחנו מרגישים ועל חוויית הלחץ והעומס הפנימית שלנו? יש שפע של גישות ושיטות לעשות זאת, הסשם הזה מכוון ללחץ בטווח הקצר – אותן סיטואציות שמקפיצות אותנו ברגעים מסוימים במהלך השבוע שלנו, "פיקים" של לחץ.
-
מה ההבדל בין סוגי הלחץ?
-
הלך רוח של אי לחץ (מיינד-סט) - קול הפנימי ותודעת שפע זמן
-
שימוש במנטרה
-
פיתוח חשיבה פרופורציונאלית - טכניקת זום אווט-זום אין
-
טכניקת הטריאז' להפחתת לחץ מיידי גם בסביבות מאוד מתוחות
-
טכניקת נשימה שעובדת גם למי ש"פחות מתחבר"...
חלק ב | "חיים בטוב" -
על כלים לצמצום לחץ כרוני ומניעת שחיקה
הסוג השני של הלחץ הוא לטווח הבינוני והארוך, הלחץ הכרוני שמביא אותנו למצב של שחיקה לאורך זמן, ופוגע גם בחוויית החיים שלנו, אך בעיקר – בבריאות שלנו לאורך זמן. בחלק זה ניתן כלים פרקטיים שמאפשרים לנו לחזק את החוסן שלנו ולצמצם את השחיקה שאנו חווים.
-
בירור וטיפול בסטרסורים
-
היגיינת שינה
-
חופשה
-
תדלוק בפעולות מזינות בשגרה
-
מה בין סטיילינג ללחץ?
סדנה 07 - סדנה משלימה למנהלים
"לנהל אנשים בזמן ובמשימות"
סדנה למנהלים בנושא תיעדוף והאצלה
חלק א - "העיקר להתחיל בעיקר!" -איך בכל זאת מתעדפים במה להתחיל כשהכול נראה חשוב?
בעידן של מגה-טסקינג, אנחנו והעובדים שלנו כורעים תחת העומס, עם יותר משימות ממה שהיצור האנושי יכול באמת להכיל. כחלק מהתפקידים שלנו כמנהלים אנחנו נדרשים לקבל החלטות בתוך הכאוס, לגבי התיעדוף של המשימות – משימה לא קלה בפני עצמה... בעבר לימדו אותנו להסתכל על הרשימה ולסמן אליה מה הכי חשוב, ומה פחות כדי לדרג את סדר הביצוע... היינו נעזרים במטריצת אייזנהאוור (המכונה גם "טבלת חשוב/דחוף"). חלפו הימים והיום אף אחד מאיתנו לא ישב כנראה לשבת משימות בטבלאות, אבל דווקא היום יותר מתמיד נדרשת טכניקה לקבלת החלטות...
-
איך לעשות סדרי עדיפויות בתוך רשימה שהכול בה חשוב?
-
מהי "משימת אימפקט" ואיך מזהים אותה בתוך ים המשימות?
-
איך מתמרנים בין השוטף והבלת"מים לבין הצמיחה והפיתוח? בין משימות לטווח הקצר ולטווח הארוך?
-
איך להתעלות מעל השוטף והסטרס היומי לרגעי חשיבה מזוקקים של מה הדבר הנכון לעשות ואיך?
-
השוטף ששוטף - אפקט הדחיפות - איך מתמרנים בין השוטף והבלת"מים לבין הצמיחה והפיתוח?
-
חוק פרקינסון - מאיפה יגיע הזמן?
חלק ב | "לשחרר, לשחרר" – על האצלה משימות
הדליגציה מאפשרת לא רק חיסכון משמעותי בזמן אלא גם פיתוח כישורי ניהול טובים יותר. הגברת הפרודוקטיביות אינה טמונה רק בניהול רשימות, יומנים ומשימות עצמיות – אלא גם בניהול התקשורת עם הסביבה, כמו היכולת להדוף משימות, היכולת למצות את הטכנולוגיה, היכולת לנהל ישיבות, ולא פחות מכך – היכולת להאציל משימות, להעביר הלאה את כל מה שלא הכרחי שאנחנו נעשה בעצמנו. בהדרכה נכיר כלים וטכניקות שיהפכו את האצלת המשימות למיומנות מפתח בארגז הכלים הניהולי שלנו. נלמד כיצד לזהות מכשולים אישיים, להתגבר על חששות נפוצים ולבצע האצלה יעילה שתעצים גם את העובדים והקולגות שאיתנו. באמצעות תרגילים מעשיים ושיטות מוכחות, תגלו כיצד לשחרר משימות ולהתמקד במה שחשוב באמת.
-
למה האצלת משימות כל כך חשובה?
-
מהם המכשולים הארגוניים בהאצלת משימות?
-
מהם המכשולים אישיים – בבית ובעבודה ?
-
אז למי להאציל?
-
משימות שמתאימות יותר להאצלה
-
מהם הכללים לביצוע האצלה יעילה?
-
מאלו טעויות נפוצות כדאי שנמנע בתהליך ההאצלה?
-
איך עושים פולואפ?
חלק ג | "פחות, פחות..." - מה הולך ל- Not-to-do-list, ואיך מציבים גבולות באלגנטיות?
אחרי שתעדפנו את המשימות של עצמנו, וארי שבררנו מה ניתן להעביר לאחרים עדיין נותרנו עם רשימה ארוכה של משימות, ככה זה בעולם של הצפה. לכן, כדאי להחליט על מה מוותרים ולא יקרה - בין אם למשימות יזומות שלנו, ובין אם בשיפור היכולת להדוף משימות חיצוניות.
-
איך מחליטים מה לא?
-
מדוע קשה לנו להגיד לא לאחרים?
-
איך ועל מה בכל זאת להציב גבולות?
סדנה 08 - סדנה משלימה למנהלים
"מישיבות לתוצאות"
איך להפוך ישיבה מבזבוז זמן ל"בוסט" של אפקטיביות?
רבים תופסים את ריבוי הישיבות ואורכן כבזבוז זמן, ולרבים מאתנו פגישות או ישיבות הן חלק משגרת העבודה היומיומית – ולעתים נראות להם ארוכות מדי, תחושה שהזמן נמרח, חסרות מטרה, חסרות ערך, ישיבות שאינן משיגות את התוצאה הרצויה, שמנהל הדיון כבר החליט לפני הדיון, כוללת משתתפים רבים מדי (כאשר חלק מהם אינם רלוונטיים לנושא כלל "מוזמני עציץ").
בחלק הראשון – נתמקד בהיערכות לקראת הישיבות, בדגש על השיקולים לקביעתה, ובחלק השני - כלים מעשיים שמתייחסים לניהול הישיבה בפועל ולסיכום בעקבותיה,
-
האם לקיים או לא לקיים ישיבה? איך קובעים מטרות לישיבה?
-
מה ומתי הזמן האופטימלי לקיום ישיבה? מהי כמות המשתתפים האופטימלית?
-
איך מחליטים מי כן יזומן ומי לא? איך קובעים אג'נדה/תוכנית/סדר דוברים לישיבה?
-
מה ההבדל בין זימון למצע? (כולל קבלת פורמט לדוגמה).
-
מה צריכים לכלול דברי הפתיחה לישיבה?
-
איך מובילים ישיבה – מבחינת התוכן, מבחינת הזמנים, ומבחינת ניהול אווירת דיונית?
-
כיצד מטפלים בהתנגדויות?
-
כיצד מתמודדים עם הסחות דעת תוך כדי הישיבה?
-
מה כולל סיכום הישיבה ע"י מוביל הדיון? כיצד עושים בקרה ומעקב יעיל אחרי מימוש ההחלטות?
-
מהם העקרונות שיבטיחו סיכום דיון שבאמת יקדם את ההחלטות שהתקבלו? (דגשים למסכם, כולל פורמט לסיכום)
-
דגשים לישיבות בזום
