תפריט הסדנאות שלנו בארגונים
על פי האבחון שנערוך ואיתור צורכי המשתתפים, נבנה תוכנית במינונים הנדרשים, מתוך עולמות תוכן של ההתמחות שלנו כמפורט מטה. ניתן לבחור יחידה אחת מהן, או לשלב כמה מהיחידות בתוכנית מותאמת.
כמו כן ניתן ניתן לשנות את המשכים לרזולוציות שונות (הרצאה - שעה וחצי, סדנה - ארבע שעות).
1 | "לעשות סדר בראש, במשימות ובנשמה"
על ניהול עצמי והתארגנות אישית
חלק א | על ניהול עצמי:
"לנהל את הזמן שלי במקום שהוא ינהל אותי" - איך להגיע למה שחשוב לי באמת?
עומס היום-יום, הבלת"מים הרבים והעבודה תחת לחץ, גורמים לנו לעתים לרוץ ממשימה למשימה מבלי להצליח לממש את סדרי העדיפויות שלנו. כולנו מכירים את "הדחוף והחשוב" ויודעים שצריך לעבוד על החשוב... אבל בפועל זה לא תמיד קורה.
חלק ב | על ניהול חיים:
"לחיות את החיים שאני רוצה לחיות" - איך לתמרן בין העבודה, המשפחה והעצמי?
כדי לחיות את החיים שאנחנו רוצים לחיות, צריך לעשות zoom out לרגע על עצמנו, לבחון את כל תחומי החיים - עבודה, משפחה, עצמי - ולעשות הערכת מצב: איפה אנחנו עומדים היום, היכן הפערים העיקריים שלנו בין הרצוי והמצוי בחיים שלנו, ואיך אפשר להצליח לנהל את שלושת הזירות האלה יחד, כך שנרגיש יותר טוב בשלושתן...
חלק ג | על התארגנות עצמית:
"שולפים בקלות - עושים בקלות" - על סדר ויעילות בעומס משימות
בעידן של ריבוי משימות, ריבוי ציפיות, ריבוי תחומי אחריות – ללא ניהול מסודר של המשימות דברים יפלו בין הכיסאות, לא יבוצעו בזמן, וייצרו בנו עומס פנימי קשה מנשוא. אנו פועלים וחיים בתוך "ערמות" של משימות, של הודעות, של מיילים, של הודעות WhatsApp, של ציפיות - וכתוצאה מכך לא מצליחים להגיע לרמות האפקטיביות והפרודוקטיביות שאנחנו באמת יכולים להגיע אליהן .מדוע בעומס המטלות של ימינו לא ניתן עוד להתנהל "מהראש"... ואיך כן?
2 | "בוצע! בוצע! בוצע!"
על תכנון וניהול משימות שמביאים תוצאות תכל'ס
חלק א | סוד רשימת המשימות שעובדת:
"אמנות ניהול המשימות" - איך לא לטבוע ברשימת משימות אין-סופית ומלחיצה?
לעתים גם כשמנהלים עם רשימת משימות - זה לא ממש זה... חלקנו מכינים רשימה ופשוט מתעלמים ממנה... חלקנו עושים רשימות שנים ולא מבינים למה אנחנו ממשיכים להעתיק משימות מיום ליום בהספק חלקי.. בחלק זו נלמד על כשלים בניהול רשימת משימות, ואיך ניתן למצות אותה.
חלק ב | על סדרי עדיפויות:
"העיקר להתחיל בעיקר" - איך בוחרים במה להתחיל כשהכול נראה חשוב?
בעבר לימדו אותנו להסתכל על הרשימה ולסמן אליה מה הכי חשוב, ומה פחות כדי לדרג את סדרי הקדימויות... השיקול העיקרי היה בזמנו מטריצת אייזנהאוור (המכונה גם "טבלת חשוב/דחוף"). היום אף אחד מאיתנו לא ישב כנראה לשבת משימות בטבלאות, אבל דווקא היום יותר מתמיד נדרשת טכניקה לקבלת החלטות...
חלק ג | על שימוש חכם ביומן:
"כל דבר בעיתו" - מתי עדיף לעשות מה, ואיך לתכנן נכון את היום טוב יותר כדי להוציא ממנו יותר?
יומן הוא כלי יסודי בניהול זמן, ורובנו משתמשים בו כדי לתכנן דברים, אך גם בהקשר זה - לרוב הפוטנציאל העצום של השימוש ביומן מתפספס ואנו לא באמת ממצים את התועלות של השימוש בו.
3 | "בלת"מ ונשלם" |
על ניהול משימות מתפרצות
חלק א | על ניהול בלת"מים:
"טריאז' בלת"מ" - איך כדאי לנהל משימות מתפרצות?
אם עד לפני עשור ניהול זמן היה במהותו "איך לתכנן", ופה ושם היו לנו בלת"מים שהיינו צריכים להתמודד איתם, בעולם העבודה החדש – הבלת"מ הפל להיות "הרגיל", זה לא עוד "כיבוי שריפות" אלא העבודה עצמה... המהפכה הטכנולוגית העבירה את ערוץ קבלת המשימות להיות דרך מיילים והודעות מיידיות – ותכל'ס... אם אם לא נתכנן כלום – היום שלנו יתמלא בעבודה רק מהטיפול במשימות המתפרצות שנוחתות עלינו מכל עבר. מיומנות ניהול המשימות המתפרצות היא מיומנות קריטית בעולם העבודה החדש, ואנו ב"בו בזמן" פתחנו את שיטת ח"י/מ"ת במיוחד בשביל סגנון העבודה הזה.
חלק ב | עבודה יעילה עם דוא"ל:
"אינבוקס זירו בשיטת מייל חי/מת" - איך מגיעים לאפס מיילים בתיבה ומשמרים לאורך זמן?
בחלק זה נקבל כלים מעשיים לצמצום הסחות הדעת שתיבת האינבוקס שלנו משלחת לעברנו, ולהתמודדות עם המיילים בשיטה שתקפיץ משמעותית את הפרודוקטיביות שלנו במשך היום. נלמד על הניהול אינבוקס זירו בשיטת 'מייל ח"י/מ"ת' שמבוססת על "אינבוקס זירו" ומותאמת לקהל הישראלי, אשר משפרת פלאים את מהירות ואיכות השירות שלנו, את בקרת המשימות, ואת ההתמודדות עם התעוקה שכרוכה בעומס מיילים.
חלק ג | עבודה יעילה עם וואטסאפ -
"הוואטסאפ - אי אפשר איתו ואי אפשר בלעדיו" - איך לנהל הודעות טקסט מתפרצות?
הוואטסאפ הוא כלי שכולנו משתמשים בו כל הזמן - אבל לא תמיד מודעים... לכמה שהוא כלי סופר-שימושי שמצד אחד - אנחנו לא יכולים בלעדיו, ומצד שני - אנחנו לא יכולים איתו... סדנה מעשית שעושה סדר ומסבירה איך נכון להשתמש בוואטסאפ בצורה שתשתפר לנו את איכות החיים והעבודה לאין ערוך!
4 | "הוקוס פוקוס"
ניהול פוקוס והתמודדות עם קפיצה מדבר לדבר ודחיינות
חלק א | על ניהול פוקוס -
"התחלתי ולכן אסיים" - התמודדות עם הסחות דעת טכנולוגיות
הטכנולוגיה היא אחת מאויבי הפרודוקטיביות המשמעותיים שלנו כיום הוא שגורם לנו לבזבז זמן רב (הרבה יותר ממה שאנחנו מודעים לו) – זמן יקר שבא על חשבון המשימות החשובות באמת. עם ההסחות טכנולוגיות נמנים המיילים, הפייסבוק, הוואטסאפ והפיתויים האחרים שהמסכים סביבו מציבים בפנינו. במצטבר, אנו נשאבים לשריפת זמן של כמה שעות טובות בשבוע בגלל התנהלות לא נכונה מול הסחות הדעת האלו שגורמים לנו לקפוץ כל היום מדבר לדבר וכתוצאה מכך - לירידה באיכות, למתח, לכעס עצמי על דחיינות, ולבזבוז של שעות... !
חלק ב | על דחיינות:
"מדחיינות להתנפלות" - איך להיפתר ממשימות תקועות שעוברות למחר-כך?
דחיינות – מכת מצריים ה-11... פוגעת בכל אחד מאיתנו - אבל לא, זה לא אבוד! יש מספר כלים שיכולים לעזור לנו להתמודד עם התופעה, ולהתגבר על הנטייה האנושית הזאת שגורמת לנו בכל פעם מחדש לתסכול, לכעס עצמי, לאכזבה של אנשים אחרים מאתנו, לבזבוז של כסף, להזנחת הבריאות שלנו, ולאי-הגשמת השאיפות שלנו והיעדים שלנו לטווח. נבין את התופעה האנושית שנקראת "דחיינות" ואת הסיבות לה, את המחיר שכולנו שמשלמים על הדברים שאנו דוחים (רמז - "החיים עצמם"), וכיצד אנו מתחילים לפס את דרכנו החוצה בעזרת המודעות הזאת. זהו מודל מעשי המאגד בתוכו מספר "טיפוסים" - פסיכולוג, שוטר, מזכיר, בליין וכבאי - אשר יאפשרו לכל אחד להבין טוב יותר את הסיבות לדחיינות ובעיקר ללקט את הכלים המעשיים הנכונים ביותר לכל אחד באופן אישי. במהלכו של חלק זה של ההדרכה, כל המשתתפים יוכלו לבנות לעצמם את הפתרון המותאם להם באופן אישי על בסיס המודל, כך שבסוף ההדרכה תהיה בידיהם תכנית אישית שתאפשר להם לשים קץ לדחיינות לאחת ולתמיד!
5 | "לחיות בנחת בעידן של לחץ"
איזון בית עבודה ו-Well-being - בכלים של ניהול זמן
חלק א | על ניהול אנרגיה:
"איך לחיות בנחת בעידן של לחץ?" - לשמור על ה Well-being שלנו - בכלים של ניהול זמן
הזמן הוא דבר יחסי וסובייקטיבי. אנחנו יכולים לחוות אותו אחרת בסיטואציות שונות, ואנשים - בפרשנותם - יכולים לחוות אותו אחרת באותה סיטואציה. הדבר נכון גם למידת הלחץ ואי השקט שאנו חווים כבני אדם שונים - באותה סיטואציה. איך נוכל להשפיע על מה שאנחנו מרגישים ועל חוויית הלחץ והעומס הפנימית שלנו? יש שפע של גישות ושיטות לעשות זאת, אנו נתמקד בשניים: אחד מכוון לטווח הקצר: פיתוח תפיסה של תודעת שפע בזמן (מעולמות החשיבה החיובית) - שמאפשר לנו לחוש יותר טוב כאן ועכשיו בסיטואציה נתונה, והשני לטווח הבינוני והארוך: תדלוק - שמאפשר לנו לחזק את החוסן שלנו ולצמצם את השחיקה שאנו חווים.
חלק ב - על איזון בית עבודה:
"גם וגם וגם" - איך להצליח בכל זאת לשלב בין הבית והעבודה ולהישאר שפויים?
בהדרכה זו הדגש הוא על היכולת לשלב בין תחומי חיים שונים ובין התפקידים שכל אחד מאיתנו נושא בחייו – תפקידים מקצועיים, תפקידים משפחתיים ותפקידים נוספים. איך אפשר להספיק "גם וגם וגם" – תוך שקט פנימי והרגשה של שליטה בחיינו? ביחידת לימוד זו המשתתף עושה בירור אישי בנושא איזון בית עבודה, מקבל החלטות ומלקט כלים ברמה האישית.
למנהלים - פרק זה יכול להיות מוכוון ברמה הטקטית - לתרומת המנהל לחוויית איזון בקרב העובדים שלו, וברמה האסטרטגית - לגיבוש מדיניות איזון בית עבודה ארגונית.
6 - "לוקחים את ההגה לידיים"
על ניהול זמן ארגוני: מרמת הפרט לרמת מדיניות ותרבות ארגונית
(מיועד למנהלים בלבד)
סדנת המנהלים מטרתה להשלים את התהליך הארגוני לרמת שינוי תרבותי, לצד תהליך העומק שנעשה ברמת הפרט. מטרות סדנת ההנהלה לגבש מדיניות ניהול זמן ארגוני שמטרותיה:
-
התייעלות ארגונית בתהליכים ארגוניים שנבחרו
-
שיפור חווית עובד – שביעות רצון, סיפוק, הקשבה, איזון בית-עבודה
-
שיתוף ניהולי – סיעור מוחות, ערבות הדדית, ריכוז מאמץ.
-
יצירת תרבות ארגונית שמאפשרת יישום הלמידה שנעשתה ברמת הפרט בחודש האחרון.
-
השפעה על התרבות הארגונית, ליישום טבעי של המדיניות
-
שיפור תדמית הארגון, והאטרקטיביות שלו לגיוס עובדים חדשים
התהליך כולל: אבחון ארגוני; ע"פ נושא הייעוץ; התאמת מענה קונקרטי לארגון, בהתאם למטרותיו, צורכיו והמבנה שלו; גיבוש מסמך מדיניות; השלמת הדרכה ייעודית למנהלים; אופציה לליווי בתהליך ההטמעה והיישום.
דוגמאות להחלטות שיכולות להתקבל בתהליך זה (מותאם לצורך שעולה בתהליך בכללותו, כל חלק - שעתיים):
חלק א | מדיניות עבודה היברידית
מתחיל בפרק למידה למנהלים על בסיס "מודל רואים 6/6" לעבודה היברידית, וממשיך בתהליך קבלת החלטות על המתכונת היברידית כמו:
-
זמן - המינון הנכון, הימים הנכונים, הפיצולים הנכונים
-
מקום - השלכות על חלוקת הנדל"ן ומיקומי העבודה
-
חריגים - לפי מדדים שונים
-
ניהול משימות ותכנון חכם בשבוע היברידי - מה לעשות מהבית ומה ממקום העבודה?
-
החלטות על תהליכי דיווח ובקרה
-
תכנית הטמעה
חלק ב | מדיניות איזון בית עבודה ותקשורת ארגונית
מתחיל בפרק למידה למנהלים עם סקירת מחקר בנושא תקשורת ארגונית, סביבת עבודה ופרודוקטיביות, וממשיך בתהליך קבלת החלטות בנושאים כמו: צמצום טאסק סוויצ'ינג, חלון זמן ללא תקשורת ארגונית, זמן לעבודה עצמית, מדיניות הפסקות, מדרג זמינות לתגובה, וצמצום כמות המיילים
חלק ג | על מדיניות ישיבות
מתחיל בפרק למידה למנהלים בנושא ניהול ישיבות, וממשיך בתהליך קבלת החלטות בנושאים כמו: חלון זמן לקיום ישיבות, כמות הישיבות, משך ישיבות, משתתפים בישיבה, הפצת מצע לישיבות, התנהלות הישיבות, והפצת סיכומי ישיבות
מורה נבוכים:
"החבילה השלמה" שלנו לכל ששת מיומנויות ניהול הזמן שלנו בעולם העבודה החדש - כוללת 5 יחידות - כל יחידה היא סדנה של 4 שעות (בזום - 3.5 שעות): 1 - ניהול עצמי, 2 - ניהול משימות ותכנון חכם, 3 - ניהול בלת"מים ומיילים 4 - ניהול פוקוס ודחיינות 5 - איזון ורווחה נפשית בכלים של ניהול זמן.
-
כל סדנה מחולקת לשלושה סשנים של שעה ורבע לערך, כמפורט מטה.
-
אם מעוניינים בהדרכה קצרה יותר יש שתי אופציות: או לקחת סדנה יומית אחת (09:00-16:00) שכוללת לקט המלצות (פירוט התוכן בהמשך), או לבחור חלק מן הסדנאות (הבסיס הן סדנאות 2+3 שמשלימות זו זאת זו על ניהול משימות מתוכננות/מתפרצות - ועל זה מוסיפים את היתר).
-
בכל מקרה - הרזולוציה של כל נושא תדוייק במסגרת ההכנה לסדנה, בעיקר מתוך ניתוח השאלון המקדים שיועבר למילוי המשתתפים שבועיים לפני תחילת ההדרכה.
-
ההבדל העקרוני בין המשכים השונים: בכל הסדנאות שהן יותר מיום אחד (שלושה חצאי ימים ומעלה) -
-
מלמדים יותר תוכן ופרקטיקות.
-
מעמיקים בתרגול המעשי.
-
מגיעים לתוצר של ססטם אישי לכל משתתף - שיטה מותאמת לניהול זמן.
-
מקיימים תהליך הטמעה בין המפגשים.
-
מנהלים/ות, מנהלים/ות משאבי אנוש ומנהלי/ות הדרכה,
יחד, נתפור חליפה מותאמת בדיוק עבורכם:
-
התאמה לצורך המדויק שלכם על בסיס אבחון מקדים שנערוך
-
בחירה של התמהיל המתאים לכם - בתוכן ובמתכונת
-
מענה קל-ליישום לעובדים, למנהלים בדרגים שונים, או בשילוב
-
התאמה ליישום עבור מקצועות ועולמות תוכן שונים
-
הדרכות הן לאלה שעובדים מהבית והן לאלה שממשיכים לנסוע למקום העבודה בתקופה הזאת.
-
בחירת המנחה המקצועי והאיכותי המתאים/מה לכם ביותר
-
לימוד כלים שיחדשו גם למי שמי שעבר סדנאות ניהול זמן בעבר
-
תוכן עם בסיס אקדמי מוצק, כולל עם הבנת הרציונל שעומד מאחורי כל כלי/המלצה
אנחנו כאן, כל צוות "בו בזמן" - שכולל 40 מנחים בארץ ובעולם - בעברית, אנגלית וערבית - נשמח לספר לכם מה באמתחתנו ולהגיע גם אליכם :)
טלי סגל, הנהלת "בו בזמן", ונבחרת המנחים שלנו
"בו בזמן", כי ניהול זמן זה מקצוע!
מורה נבוכים:
"החבילה השלמה" שלנו לכל ששת מיומנויות ניהול הזמן שלנו בעולם העבודה החדש - כוללת 5 יחידות - כל יחידה היא סדנה של 4 שעות (בזום - 3.5 שעות): 1 - ניהול עצמי, 2 - ניהול משימות ותכנון חכם, 3 - ניהול בלת"מים ומיילים 4 - ניהול פוקוס ודחיינות 5 - איזון ורווחה נפשית בכלים של ניהול זמן.
-
כל סדנה מחולקת לשלושה סשנים של שעה ורבע לערך, כמפורט מטה.
-
אם מעוניינים בהדרכה קצרה יותר יש שתי אופציות: או לקחת סדנה יומית אחת (09:00-16:00) שכוללת לקט המלצות (פירוט התוכן בהמשך), או לבחור חלק מן הסדנאות (הבסיס הן סדנאות 2+3 שמשלימות זו זאת זו על ניהול משימות מתוכננות/מתפרצות - ועל זה מוסיפים את היתר).
-
בכל מקרה - הרזולוציה של כל נושא תדוייק במסגרת ההכנה לסדנה, בעיקר מתוך ניתוח השאלון המקדים שיועבר למילוי המשתתפים שבועיים לפני תחילת ההדרכה.
-
ההבדל העקרוני בין המשכים השונים: בכל הסדנאות שהן יותר מיום אחד (שלושה חצאי ימים ומעלה) -
-
מלמדים יותר תוכן ופרקטיקות.
-
מעמיקים בתרגול המעשי.
-
מגיעים לתוצר של ססטם אישי לכל משתתף - שיטה מותאמת לניהול זמן.
-
מקיימים תהליך הטמעה בין המפגשים.
-